Belege als PDF
Fotos und PDF-Seiten eines Belegs lesbar zu einer Datei zusammenfügen.
Unterlagen hinzufügen
Seiten zu einer Ausgabe
Nur falls für diesen Vorgang benötigt
PDF und Bilder. Dateien hier ablegen oder auswählen. Ein Vorgang, eine Ausgabe: Fügen Sie die Seiten eines Belegs zusammen. Verschiedene Ausgaben bitte getrennt verarbeiten.
Auf Ihrem Gerät
Belege als PDF
Ihre Unterlagen bleiben unter Ihrer Kontrolle.
Lokal verarbeitet
Die gewählten Dateiinhalte werden auf Ihrem Gerät verarbeitet und nicht hochgeladen.
Ohne Konto
Sie benötigen für diesen Ablauf kein Benutzerkonto. Diese Seite lädt keine Werbe- oder Statistikskripte.
Eine Ausgabe nachvollziehbar zusammenstellen
Sie legen die Reihenfolge der Belegseiten fest. Der technische Check ersetzt nicht die Prüfung von Betrag, Datum und Vollständigkeit.
In drei Schritten
Belege als PDF
Belege als PDF: Eine Ausgabe vollständig erfassen
Wenn Sie Belege als PDF vorbereiten, beginnen Sie mit einer einzelnen Ausgabe. Eine mehrseitige Hotelrechnung, die Vorder- und Rückseite einer Quittung oder mehrere zusammengehörige Scanbilder können eine gemeinsame Datei bilden. Verschiedene Einkäufe gehören dagegen nicht automatisch in denselben Vorgang. Belege als PDF sollen die Zuordnung erleichtern: Der Empfänger muss erkennen können, welche Seiten zu welchem eingereichten Betrag gehören.
Dieses Werkzeug wandelt vorhandene Bilder um und fügt PDF-Seiten zusammen. Es liest keine Rechnungsbeträge aus und ordnet keine Steuerkategorien zu. Für Belege als PDF wählen Sie die passenden Quellen aus, legen die Reihenfolge fest und kontrollieren die Lesbarkeit. Betrag, Datum und Ausgabenart tragen Sie weiterhin im vorgesehenen Abrechnungssystem ein. Belege als PDF ersetzen weder diese Angaben noch eine inhaltliche Prüfung der Ausgabe.
Seitenreihenfolge und doppelte Aufnahmen prüfen
Sortieren Sie die Dateien in der Reihenfolge, in der die Rechnung gelesen werden soll. Innerhalb einer mehrseitigen Quelle öffnen Sie die Seitenansicht und verwenden die Pfeile oder die vorhandene Sortierfunktion. Belege als PDF sollten keine vertauschten Fortsetzungsseiten enthalten. Drehen Sie quer liegende Aufnahmen bei Bedarf. Nach jeder Änderung erstellen Sie Belege als PDF erneut, damit die Ausgabe den aktuellen Stand zeigt.
Entfernen Sie doppelte Aufnahmen nur nach einem Inhaltsvergleich. Zwei ähnlich aussehende Seiten können unterschiedliche Positionen enthalten. Bei Belege als PDF ist eine sichtbare Seitenzahl hilfreich, aber keine automatische Vollständigkeitsprüfung. Die letzte Löschung lässt sich rückgängig machen. Kontrollieren Sie besonders Vorder- und Rückseiten sowie Anhänge mit Zahlungsinformationen. Unbeabsichtigt gekürzte Belege als PDF können im Abrechnungssystem zu Rückfragen führen.
Ergebnis öffnen und Zahlen visuell kontrollieren
Nach der Erstellung wird die Ausgabe erneut geöffnet. Der Ergebnisbereich nennt Seitenzahl, enthaltene Quellen und Dateigröße. Für Belege als PDF ist dies eine technische Kontrolle, keine Betragsprüfung. Lesen Sie Datum, Rechnungsnummer, Währung und Gesamtbetrag selbst. Vergleichen Sie bei Bedarf mit dem Papieroriginal oder der ursprünglichen elektronischen Rechnung. Belege als PDF dürfen nicht mit automatisch geprüften Buchungsdaten verwechselt werden.
Der Arbeitsbereich zeigt auch, wenn eine fehlgeschlagene Quelle ausdrücklich ausgeschlossen wurde. Solche Belege als PDF bleiben als unvollständig gekennzeichnet. Ersetzen Sie die Quelle oder versuchen Sie es erneut, bevor Sie entscheiden, ob die Datei eingereicht werden kann. Eine erfolgreich heruntergeladene Datei ist nicht automatisch vollständig. Belege als PDF müssen die Seiten enthalten, die für genau diese Ausgabe benötigt werden.
Was ist möglich?
Belege als PDF
- Eingabe
- PDF, JPG, PNG, WebP, HEIC/HEIF · 20 Dateien · 25 MiB je Datei · 100 MiB insgesamt · 120 Seiten
- Ausgabe
- Eine mehrseitige PDF für einen zusammengehörigen Beleg
- Geeignet
- Für mehrere Seiten oder Aufnahmen desselben Belegs beziehungsweise derselben Ausgabe.
- Grenzen
- Keine Buchhaltung, automatische Belegerkennung oder Zusage zur revisionssicheren Archivierung. Keine Office-Dateien.
Belege als PDF aus Fotos und bestehenden Dateien
Unterstützt werden PDF, JPG, PNG, WebP, HEIC und HEIF. Wählen Sie Fotos aus dem Dateidialog oder ziehen Sie Dateien in den Bereich für eine Ausgabe. Belege als PDF können aus einer Mischung dieser Formate entstehen. Office-Dateien sind in diesem Ablauf nicht vorgesehen. Falls eine Rechnung als Word-Dokument vorliegt, exportieren Sie zunächst eine PDF und prüfen diese, bevor Sie Belege als PDF zusammenführen.
Eine Dateiendung allein beweist nicht, dass die Quelle lesbar ist. Beschädigte Bilder oder verschlüsselte PDFs können nicht regulär verarbeitet werden. Wenn Sie Belege als PDF erstellen, zeigt der Arbeitsbereich solche Fehler an. Verwenden Sie eine intakte Quelle oder eine berechtigt entsperrte Fassung. Belege als PDF sollen nicht nur einen passenden Namen erhalten, sondern sich tatsächlich öffnen und vollständig kontrollieren lassen.
Größenlimit und Eingabegrenzen auseinanderhalten
Der Arbeitsbereich erlaubt höchstens 20 Quelldateien, 25 MiB je Datei, 100 MiB insgesamt und 120 Seiten. Diese Grenzen gelten für die Erstellung von „Belege als PDF“ im Browser. Das Zielsystem kann deutlich kleinere Dateien verlangen. Tragen Sie dessen tatsächliche Vorgabe in MB ein, wenn Sie sie kennen. Belege als PDF werden nach der Erstellung gegen genau diesen Wert geprüft.
Dezimale MB entsprechen hier jeweils einer Million Bytes; die Eingabegrenzen sind dagegen in MiB angegeben. Wenn Belege als PDF knapp über einem Portalwert liegen, vergleichen Sie deshalb die tatsächlichen Zahlen. Ohne eingetragenes Limit wird keine bestandene Größenprüfung behauptet. Eine passende Größe sagt außerdem nichts über die Lesbarkeit aus. Für brauchbare Belege als PDF müssen sowohl technische Vorgaben als auch die sichtbaren Inhalte passen.
Das Ergebnis im Detail
Belege als PDF
Ein Belegfoto und eine PDF-Fortsetzung derselben fiktiven Ausgabe wurden zu zwei Seiten zusammengeführt.
Synthetische Beispieldateien · mit diesem Werkzeug verarbeitet. Andere Dokumente können andere Ergebnisse liefern.
Vor der Abgabe
Belege als PDF
Diese Punkte prüfen Sie selbst. Ein technischer Ausgabecheck bestätigt keine Annahme durch den Empfänger.
- Alle Seiten gehören zu derselben Ausgabe.
- Betrag, Datum und Händler sind gut lesbar.
- Ränder und Rückseiten fehlen nicht.
- Doppelte Aufnahmen sind entfernt.
- Das Abrechnungssystem akzeptiert Format und Größe.
Nach einer fertiggestellten Ausgabe leeren Sie den Arbeitsbereich bewusst. Die Bestätigung schützt davor, den aktuellen Stand versehentlich zu verwerfen. Für neue Belege als PDF wählen Sie anschließend nur die Quellen der nächsten Ausgabe aus. Behalten Sie einen alten Vorgang nicht unbemerkt bei. Sonst können Belege als PDF mehrere unabhängige Rechnungen enthalten, obwohl das Zielsystem eine getrennte Zuordnung erwartet.
Prüfen Sie zum Abschluss im Abrechnungssystem die tatsächlich angehängte Datei und deren Vorschau. Stimmen Rechnung, Betrag und Ausgabe überein? Sind alle Seiten lesbar? Erst dieser letzte Vergleich verbindet Belege als PDF mit dem richtigen Vorgang. Bewahren Sie eine Bestätigung nach Ihren internen Regeln auf. Die Erstellung von „Belege als PDF“ unterstützt die Einreichung, bestätigt aber weder Erstattung noch steuerliche Behandlung oder Freigabe.
Gut vorbereitet
Belege als PDF
Die Anforderungen des Abrechnungssystems lesen
Prüfen Sie, ob Ihr System mehrere Bilder, eine mehrseitige PDF oder getrennte Dateien pro Beleg erwartet. Belege als PDF helfen besonders dann, wenn eine Rechnung mehr Seiten hat, als einzelne Anhänge zugelassen sind. Ein dokumentiertes Beispiel ist der Circula-Hinweis zu mehrseitigen Rechnungen. Daraus folgt keine allgemeine Grenze für andere Anbieter. Belege als PDF sollten immer den konkreten Anforderungen Ihres eigenen Abrechnungssystems entsprechen.
Auch innerhalb einer Organisation können unterschiedliche Abläufe gelten, etwa für Reisekosten und Lieferantenrechnungen. Klären Sie deshalb den Zweck, bevor Sie Belege als PDF zusammenfassen. Ein Sammeldokument mit mehreren unabhängigen Ausgaben kann die automatische Zuordnung erschweren. Erstellen Sie besser eine nachvollziehbare Datei je vorgesehenem Vorgang. So bleiben Belege als PDF beim späteren Hochladen leichter mit den richtigen Angaben und Freigaben verbunden.
Belege als PDF für mehrseitige Rechnungen
Eine Rechnung kann aus einer Übersichtsseite und mehreren Positionsseiten bestehen. Wenn Sie diese Belege als PDF zusammenführen, lassen Sie die Seiten in nachvollziehbarer Reihenfolge. Prüfen Sie die aufgedruckten Seitennummern und die Rechnungsnummer. Das Werkzeug erkennt solche Angaben nicht automatisch. Belege als PDF bündeln die ausgewählten Seiten technisch; ob alle Seiten zur gleichen Rechnung gehören, müssen Sie selbst bestätigen.
Legen Sie nicht nur die Seite mit der Endsumme ab, wenn weitere Seiten zum geforderten Nachweis gehören. Belege als PDF sollten den vom Empfänger benötigten Umfang abdecken. Gleichzeitig müssen unnötige Begleitdokumente nicht automatisch mitgesendet werden. Lesen Sie die interne Vorgabe und halten Sie Rücksprache bei unklaren Fällen. Eine gezielte Auswahl macht Belege als PDF leichter prüfbar als ein unübersichtliches Archiv sämtlicher Reiseunterlagen.
Erstattung und Rechnungsnachweis unterscheiden
Ein Zahlungsnachweis und eine Rechnung können unterschiedliche Informationen enthalten. Ob beide gebraucht werden, hängt vom Vorgang ab. Wenn Sie Belege als PDF vorbereiten, übernehmen Sie keine pauschale Regel für alle Ausgaben. Prüfen Sie, welche Nachweise das zuständige System verlangt. Das Werkzeug entscheidet nicht, ob eine Ausgabe erstattungsfähig ist. Belege als PDF stellen lediglich die von Ihnen ausgewählten Materialien als gemeinsame Datei bereit.
Auch Fremdwährungsbeträge, Trinkgelder oder aufgeteilte Kosten müssen im Abrechnungssystem richtig erfasst werden. Belege als PDF führen keine Umrechnung durch und berechnen keine Erstattung. Kontrollieren Sie die zugehörigen Eingabefelder separat. Wenn mehrere Personen dieselbe Reise abrechnen, vermeiden Sie versehentliche Doppelzuordnungen. Eine klar benannte Ausgabe mit passenden „Belege als PDF“ erleichtert die Prüfung, ersetzt aber nicht die organisatorische Abstimmung.
Belege als PDF sinnvoll benennen
Verwenden Sie einen kurzen, eindeutigen Dateinamen nach den Vorgaben Ihrer Organisation. Ein Datum und ein sachlicher Vorgangsbezug können helfen, ähnliche Downloads zu unterscheiden. Belege als PDF erhalten hier standardmäßig den Namen Beleg.pdf. Sie können diesen vor dem Download ändern. Vermeiden Sie unnötige persönliche Details im Namen. Belege als PDF sollten auffindbar bleiben, ohne bereits über den Dateinamen vertrauliche Informationen offenzulegen.
Wenn Sie mehrere Ausgaben nacheinander bearbeiten, prüfen Sie den Namen bei jedem Vorgang neu. Ein alter Download kann sonst leicht der falschen Ausgabe zugeordnet werden. Öffnen Sie die gespeicherten Belege als PDF zur Kontrolle, statt nur die Dateiliste anzusehen. Vergleichen Sie Inhalt und vorgesehenen Betrag im Abrechnungssystem. Auf diese Weise bleiben Belege als PDF auch bei vielen ähnlichen Rechnungen unterscheidbar.
Belege als PDF auf dem Smartphone speichern
Auf dem Handy können Sie vorhandene Aufnahmen aus der Fotobibliothek oder Dateien-App auswählen. Kontrollieren Sie vor der Auswahl, welche Bilder zu diesem Vorgang gehören. Belege als PDF werden lokal zusammengestellt; lassen Sie den Tab während der Verarbeitung geöffnet. Große Bilder können viel Arbeitsspeicher beanspruchen. Bei Problemen wählen Sie kleinere Quellen oder bearbeiten Belege als PDF auf einem Gerät mit mehr verfügbarem Speicher.
Laden Sie das Ergebnis herunter und öffnen Sie es in der Dateien-App oder einem PDF-Programm. Prüfen Sie, ob wirklich alle vorgesehenen Seiten vorhanden sind. Erst danach laden Sie Belege als PDF in Ihr Abrechnungssystem hoch. Eine Browsermeldung zum gestarteten Download ist keine Eingangsbestätigung der Abrechnung. Auch die spätere Zuordnung und Freigabe von „Belege als PDF“ erfolgen im jeweiligen Zielsystem.
Lokale Verarbeitung und Aufbewahrung trennen
Die ausgewählten Dateien werden in diesem Browser-Arbeitsbereich verarbeitet. Belege als PDF benötigen hier keinen Upload an einen Konvertierungsserver und kein Benutzerkonto. Der Browser lädt die Anwendung und benötigte Ressourcen, während Sie den Inhalt lokal bearbeiten. Die spätere Übertragung an Ihre Organisation ist ein eigener Schritt. Sie bestimmen selbst, wohin Sie die erstellten Belege als PDF anschließend senden.
Dieses Werkzeug ist kein revisionssicheres Archiv und kein Dokumentenmanagementsystem. Aus der Erstellung von „Belege als PDF“ folgt keine Erlaubnis, Originale zu vernichten. Halten Sie sich an die geltenden Aufbewahrungsregeln Ihres Vorgangs und Ihrer Organisation. Beim Neuladen geht der Arbeitsstand verloren; heruntergeladene Dateien bleiben auf Ihrem Gerät. Speichern Sie Belege als PDF deshalb an einem vorgesehenen Ort und verwalten Sie lokale Kopien bewusst.
Wenn etwas nicht klappt
Belege als PDF
Die Aufnahme ist unscharf
Fotografieren Sie den Beleg flach, gerade und bei ausreichendem Licht. Achten Sie auf Reflexionen, Schatten und abgeschnittene Ränder. Für Belege als PDF sind besonders Händlername, Datum, Einzelpositionen und Gesamtbetrag wichtig, soweit sie auf dem Original vorhanden sind. Eine unscharfe Quelle wird durch Umwandlung nicht schärfer. Bereiten Sie deshalb brauchbare Aufnahmen vor, statt später unleserliche Belege als PDF weiterzugeben.
Bei langen Kassenbons können mehrere sich leicht überlappende Aufnahmen sinnvoll sein. Prüfen Sie, dass zwischen den Bildern keine Position fehlt und der Übergang verständlich bleibt. Belege als PDF setzen diese Aufnahmen nicht automatisch zu einem nahtlosen Bild zusammen; jede Quelle bleibt als Seite erkennbar. Wählen Sie die Reihenfolge vom oberen zum unteren Abschnitt. Damit lassen sich auch lange Belege als PDF nachvollziehbar lesen.
Ein Rand fehlt
Die Bildumwandlung übernimmt die vollständige Aufnahme. Sie brauchen nicht zwischen dekorativen Vorlagen oder Seitenhintergründen zu wählen. Wenn Sie Belege als PDF erzeugen, steht der Inhalt im Vordergrund. Prüfen Sie dennoch die Ränder der Vorschau, insbesondere bei langen oder schmalen Fotos. Ein sichtbarer Leerraum ist meist weniger kritisch als ein abgeschnittener Betrag. Belege als PDF sollten das Original nachvollziehbar wiedergeben.
Vorhandene PDF-Seiten behalten bei der Zusammenstellung ihre Abmessungen. Eine Ausgabe kann daher unterschiedliche Seitengrößen enthalten. Für Belege als PDF ist das zulässig, sofern das Zielsystem damit umgehen kann und alles lesbar bleibt. Kontrollieren Sie breite Tabellen und kleine Druckschrift besonders sorgfältig. Wenn eine Quelle ungeeignet skaliert ist, verbessern Sie zuerst diese Quelle, statt unleserliche Belege als PDF als fertiges Ergebnis zu behandeln.
Die Ausgabe ist zu groß
Ist die Ausgabe größer als Ihre Vorgabe, können Sie direkt eine Komprimierung versuchen. Belege als PDF werden dabei nicht pauschal vollständig gerastert. Dennoch können Bilder an Qualität verlieren, weshalb Sie kleine Zahlen erneut kontrollieren sollten. Nicht jede Zielgröße lässt sich erreichen. Die unkomprimierte Fassung bleibt verfügbar, damit Sie Belege als PDF mit dem Ausgangsergebnis vergleichen und die bessere Variante wählen können.
Wenn eine Quittung nach dem Verkleinern kaum lesbar ist, verwenden Sie eine bessere Aufnahme oder klären einen anderen Übertragungsweg. Belege als PDF sollten nicht allein wegen eines kleineren Zahlenwerts als fertig gelten. Entfernen Sie niemals benötigte Rechnungsseiten unbemerkt. Prüfen Sie zuerst doppelte Bilder und überflüssige Begleitdateien. Lesbare Belege als PDF verringern den Aufwand einer späteren erneuten Einreichung.
Eine Quelle lässt sich nicht öffnen
Eine nicht lesbare Datei wird nicht stillschweigend übergangen. Sie sehen eine Fehlermeldung und können erneut versuchen, die Quelle ersetzen oder sie ausdrücklich ausschließen. Wenn Sie Belege als PDF benötigen, ist ein neuer Scan oft sinnvoller als wiederholte Versuche mit einer beschädigten Datei. Bewahren Sie die Quelle auf, bis der Vorgang abgeschlossen ist. Fehlerhafte Belege als PDF sollten nicht in eine Abrechnung gelangen.
Bei falscher Orientierung drehen Sie die Seite; bei falscher Reihenfolge verschieben Sie sie. Fehlen Inhalte, ersetzen Sie die Aufnahme. Belege als PDF können nur die Informationen wiedergeben, die in Ihren Quellen vorhanden sind. Eine verlorene Rückseite wird nicht rekonstruiert und eine verdeckte Zahl nicht erraten. Prüfen Sie die Ausgabe nach jeder Änderung erneut, bevor Sie Belege als PDF herunterladen und zuordnen.
Häufige Fragen
Belege als PDF
Kann ich mehrere Ausgaben in eine Datei packen?
Verarbeiten Sie unterschiedliche Ausgaben getrennt. Prüfen Sie die Vorgaben Ihres Abrechnungssystems, bevor Sie mehrere Belege bündeln.
Wird der Rechnungsbetrag ausgelesen?
Nein. Dieses Werkzeug ordnet und verbindet Seiten. Betrag und weitere Angaben müssen Sie selbst kontrollieren.
Werden Word-Rechnungen unterstützt?
Hier werden PDF und die aufgeführten Bildformate angenommen. Exportieren Sie eine Office-Rechnung zuerst als PDF.
Bleibt ein Foto automatisch vollständig?
Nur vorhandene Bildinhalte können übernommen werden. Fehlende Ränder oder abgeschnittene Zahlen erfordern eine neue Aufnahme.
Ersetzt die PDF das Original?
Bewahren Sie Originale nach Ihren geltenden Vorgaben auf. Das Werkzeug trifft keine Aussage zu Aufbewahrungs- oder Steuerpflichten.
Wie starte ich die nächste Ausgabe?
Speichern und prüfen Sie zuerst das aktuelle Ergebnis. Leeren Sie anschließend den Arbeitsbereich und wählen Sie den nächsten Beleg.
Ihr nächster Schritt
Belege als PDF
- bilder in pdf
Einzelne Bilder in ein PDF-Dokument umwandeln.
- pdf seiten
Seiten einer bestehenden PDF gezielt prüfen und ordnen.
Verwandte Aufgaben
- PDF zu groß
Eine PDF gegen die tatsächliche MB-Vorgabe prüfen, verkleinern und Original mit Ergebnis vergleichen.
- Scans durchsuchbar machen
Deutsche und englische Scans erkennen, Fundstellen durchsuchen und Text für die weitere Arbeit exportieren.
Quellen und Hinweise
Belege als PDF
Maßgeblich bleiben die aktuellen Vorgaben Ihres Empfängers.
Bereit für Ihre Datei?
Belege als PDF
Zum vorhandenen Arbeitsbereich zurückkehren und die nächste passende Aktion ausführen.